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Im Öcher-Platt heißt das Wort "lous" soviel wie "gewitzt, schlau, gerissen"
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Donnerstag, 12. Februar 2009
Richtig Rechnungen Schreiben
Es ist eigentlich recht einfach, eine ordenlichte Rechnung zu schreiben, die sowohl den rechtlichen Bestimmungen genügt, als auch dem Kunden alle notwendigen Informationen mitteilt. Trotzdem scheitern daran oft nicht nur Jungunternehmer, sondern auch etablierte und große Firmen.
Rechtliche Bestimmungen
Auf eine Rechnung gehört die komplette Firmenadresse, falls anwendbar auch noch mit Angabe des Geschäftsführers. Wer keine Umsatzsteuer abführt, weil er die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmt, muß seine Steuernummer auf die Rechnung drucken, Umsatzsteuer-Pflichtige müssen Ihre Umsatzsteuer-ID angeben. Wenn man im Handelsregister o.ä. eingetragen, dann müssen auch diese entsprechenden Daten drauf. Also z.B. HRG-Nummer und Registergericht.
Im Gesamtbetrag der Rechnung muß der enthaltene Anteil der Mehrwertsteuer seperat ausgewiesen werden. Kleinunternehmer weisen dann eben einen Anteil von 0 € entsprechend 0% Mehrwertsteuer aus und verweisen auf die Kleinunternehmer-Regelung gemäß §19 UstG.
Jeder Rechnung muß eine einzigartige und fortlaufende Rechnungsnummer zugewiesen werden; und natürlich muß die auch draufstehen.
Notwendige Informationen
Über die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen hinaus, gibt es ein paar Informationen, mit denen man sich und seinen Kunden das Leben sehr viel einfacher macht.
So sollte die Fälligkeit der Rechnung sofort klar ersichtlich sein. Ist die Rechnung z.B. in 10 Tagen zu begleichen, so sollte man das entsprechende Kalender-Datum angeben.
Außerdem beinhaltet eine vollständige Angabe der Konto-Daten nicht nur Konto-Nummer und BLZ, sondern auch die Angabe des Konto-Inhabers und der Kontoführenden Bank. Wer international tätig ist, sollte auch IBAN und SWIFT angeben.
Zu guter letzt, sollten weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer, Fax und Email auf der Rechnung stehen, damit der Kunde weiß, wie er mit dem Rechnungssteller bei Problemen und Fragen Kontakt aufnehmen kann.
Fehlende Angaben als Fallstrick
Wenn eine oder mehrere der gesetzlich geforderten und oder der notwendigen Informationen auf der Rechnung fehlen, so läuft der Rechnungssteller Gefahr, dass er beim Kunden bestenfalls als unerfahren oder kundenunfreundlich herüber kommt. Schlimmstenfalls wirkt das sogar unseriös und zwielichtig.
Fragen?
Ist etwas unklar? Hab ich noch etwas vergessen? Dann: per Kommentar bescheid sagen!
Musterrechnung
Ich hab Euch auf Wunsch von Mathilda mal eine Musterrechnung für Kleinunternehmer als PDF erstellt.
Auf eine Rechnung gehört die komplette Firmenadresse, falls anwendbar auch noch mit Angabe des Geschäftsführers. Wer keine Umsatzsteuer abführt, weil er die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmt, muß seine Steuernummer auf die Rechnung drucken, Umsatzsteuer-Pflichtige müssen Ihre Umsatzsteuer-ID angeben. Wenn man im Handelsregister o.ä. eingetragen, dann müssen auch diese entsprechenden Daten drauf. Also z.B. HRG-Nummer und Registergericht.
Im Gesamtbetrag der Rechnung muß der enthaltene Anteil der Mehrwertsteuer seperat ausgewiesen werden. Kleinunternehmer weisen dann eben einen Anteil von 0 € entsprechend 0% Mehrwertsteuer aus und verweisen auf die Kleinunternehmer-Regelung gemäß §19 UstG.
Jeder Rechnung muß eine einzigartige und fortlaufende Rechnungsnummer zugewiesen werden; und natürlich muß die auch draufstehen.
Notwendige Informationen
Über die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen hinaus, gibt es ein paar Informationen, mit denen man sich und seinen Kunden das Leben sehr viel einfacher macht.
So sollte die Fälligkeit der Rechnung sofort klar ersichtlich sein. Ist die Rechnung z.B. in 10 Tagen zu begleichen, so sollte man das entsprechende Kalender-Datum angeben.
Außerdem beinhaltet eine vollständige Angabe der Konto-Daten nicht nur Konto-Nummer und BLZ, sondern auch die Angabe des Konto-Inhabers und der Kontoführenden Bank. Wer international tätig ist, sollte auch IBAN und SWIFT angeben.
Zu guter letzt, sollten weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer, Fax und Email auf der Rechnung stehen, damit der Kunde weiß, wie er mit dem Rechnungssteller bei Problemen und Fragen Kontakt aufnehmen kann.
Fehlende Angaben als Fallstrick
Wenn eine oder mehrere der gesetzlich geforderten und oder der notwendigen Informationen auf der Rechnung fehlen, so läuft der Rechnungssteller Gefahr, dass er beim Kunden bestenfalls als unerfahren oder kundenunfreundlich herüber kommt. Schlimmstenfalls wirkt das sogar unseriös und zwielichtig.
Fragen?
Ist etwas unklar? Hab ich noch etwas vergessen? Dann: per Kommentar bescheid sagen!
Musterrechnung
Ich hab Euch auf Wunsch von Mathilda mal eine Musterrechnung für Kleinunternehmer als PDF erstellt.
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Bestes Beispiel die Rechnung(en) meines Hausarztes. Egal welche Leistung abgerechnet wird, es ist immer die gleiche Rechnungsnummer.
Der Grund warum ich die letzte Rechnung nicht bezahlt habe war jedoch nicht die offensichtliche Problematik, dass ich jetzt 3 Rechnungen mit gleicher Nummer vorliegen habe, sondern eher die Leistung die bezahlt werden sollte.
Anscheinend wird jede Möglichkeit genutzt Dinge zu berechnen die überhaupt nicht stattgefunden haben. Bei der Tetanusimpfung wurden so 10 € für die Impfung (völlig korrekt) und 20 € für die Untersuchung innerer Organe in Rechnung gestellt..... Telefonisch teilte er mir dann mit, dass er die Redezeit ja auch irgendwie berechnen müsse, denn wir haben uns ja unterhalten...
Die 20 € wurden natürlich nicht gezahlt. Schauen wir mal wie es weitergeht.
Der Grund warum ich die letzte Rechnung nicht bezahlt habe war jedoch nicht die offensichtliche Problematik, dass ich jetzt 3 Rechnungen mit gleicher Nummer vorliegen habe, sondern eher die Leistung die bezahlt werden sollte.
Anscheinend wird jede Möglichkeit genutzt Dinge zu berechnen die überhaupt nicht stattgefunden haben. Bei der Tetanusimpfung wurden so 10 € für die Impfung (völlig korrekt) und 20 € für die Untersuchung innerer Organe in Rechnung gestellt..... Telefonisch teilte er mir dann mit, dass er die Redezeit ja auch irgendwie berechnen müsse, denn wir haben uns ja unterhalten...
Die 20 € wurden natürlich nicht gezahlt. Schauen wir mal wie es weitergeht.
Hallo, das ganze klingt schon mal sehr schön. Hast du vielleicht auch ein Bsp. wie so etwas aussehen könnte?
Noch etwas zur Steuer... Wird der in rechnung gestellte Betrag mit oder ohne Steuer aufgeführt? Da ja die Steuer extra aufgeführt wird.
Noch etwas zur Steuer... Wird der in rechnung gestellte Betrag mit oder ohne Steuer aufgeführt? Da ja die Steuer extra aufgeführt wird.
Ein Bsp. hab ich gerade hinzugefügt.
Wenn man Umsatzsteuerpflichtig ist, dann hat man zwei Möglichkeiten:
1. Die Einzelbeträge der einzelnen Posten werden ohne Mwst. angegeben. Dann kommt darunter die Summe aller Posten. Danach eine Zeile "zzgl. Mwst. 19%" mit dem entsprechenden Betrag und dann schließlich der Endbetrag inkl. Steuer.
2. Die Einzelbeträge werden inkl. Mwst. angegeben, dann kommt vor der Gesamtsumme eine Zeile, in der man die enthaltene Mwst. auszeichnet.
Welche Version man wählt, hängt nicht nur vom Geschmack, sondern vor allem von Kundenkreis ab:
Version 1 ist ratsam, wenn man hauptsächlich mit gewerblichen Kunden arbeitet, die selber umsatzsteuerpflichtig sind und diese abziehen können.
Version 2 empfiehlt sich, wenn man hauptsächlich mit Privatkunden oder Kleinunternehmern zutun hat.
Wenn man Umsatzsteuerpflichtig ist, dann hat man zwei Möglichkeiten:
1. Die Einzelbeträge der einzelnen Posten werden ohne Mwst. angegeben. Dann kommt darunter die Summe aller Posten. Danach eine Zeile "zzgl. Mwst. 19%" mit dem entsprechenden Betrag und dann schließlich der Endbetrag inkl. Steuer.
2. Die Einzelbeträge werden inkl. Mwst. angegeben, dann kommt vor der Gesamtsumme eine Zeile, in der man die enthaltene Mwst. auszeichnet.
Welche Version man wählt, hängt nicht nur vom Geschmack, sondern vor allem von Kundenkreis ab:
Version 1 ist ratsam, wenn man hauptsächlich mit gewerblichen Kunden arbeitet, die selber umsatzsteuerpflichtig sind und diese abziehen können.
Version 2 empfiehlt sich, wenn man hauptsächlich mit Privatkunden oder Kleinunternehmern zutun hat.
Auf einem Fachvortrag des DDV wurde mir mal gesagt, dass viele Kunden sehr skeptisch reagieren, wenn keine Mehrwertsteuer aufgeführt wird und sogar die die Kompetenz bzw. Qualifikation des Designers anzweifeln. Anscheinend sollte man das nur bei Kleinunternehmern machen. Ausserdem, ist es nicht bares Geld was da verscheinkt wird ?
Ja, die Erfahrung habe ich auch gemacht. Viele kennen die Kleinunternehmerregelung gar nicht und deshalb ist es ja auch so wichtig, das gut sichtbar irgendwo mit drauf zu schreiben. Wenn man hier resolut auftritt und genau weiß wie die steuerrechtliche Lage ist, dann kann man die Skeptik bekämpfen, indem man hier seine Kompetenz beweist.
Und ob sich die Umsatzsteuer für einen lohnt oder nicht, ist nicht immer einfach zu beantworten. Wer z.B. kaum Waren und Dienstleistungen einkauft, der hat auch nichts von der Umsatzsteuer. Hinzu kommt der Aufwand, denn man muß ja jeden Monat die Vorsteuer anmelden und abführen. Wenn man einen Steuerberater hat, dann ist das natürlich kein Problem. Wer aber alles selber macht, der wird sich am Anfang diesen Zusatzaufwand sparen wollen, wenn es dabei nur um ein paar Euro fufzig geht.
Und ob sich die Umsatzsteuer für einen lohnt oder nicht, ist nicht immer einfach zu beantworten. Wer z.B. kaum Waren und Dienstleistungen einkauft, der hat auch nichts von der Umsatzsteuer. Hinzu kommt der Aufwand, denn man muß ja jeden Monat die Vorsteuer anmelden und abführen. Wenn man einen Steuerberater hat, dann ist das natürlich kein Problem. Wer aber alles selber macht, der wird sich am Anfang diesen Zusatzaufwand sparen wollen, wenn es dabei nur um ein paar Euro fufzig geht.
Mir fällt da noch etwas auf - Klingt vielleicht logisch - Aber gesetzlich vorgeschrieben ist auch eine Artikelbezeichnung und eine Stück/Meter/Liter o.ä. - Angabe. Sowas sollte natürlich auf keinen Fall fehlen.
Grüße,
Petra
Grüße,
Petra
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