Richtig Rechnungen Schreiben

Es ist eigentlich recht einfach, eine ordenlichte Rechnung zu schreiben, die sowohl den rechtlichen Bestimmungen genügt, als auch dem Kunden alle notwendigen Informationen mitteilt. Trotzdem scheitern daran oft nicht nur Jungunternehmer, sondern auch etablierte und große Firmen.

Rechtliche Bestimmungen
Auf eine Rechnung gehört die komplette Firmenadresse, falls anwendbar auch noch mit Angabe des Geschäftsführers. Wer keine Umsatzsteuer abführt, weil er die Kleinunternehmer-Regelung in Anspruch nimmt, muß seine Steuernummer auf die Rechnung drucken, Umsatzsteuer-Pflichtige müssen Ihre Umsatzsteuer-ID angeben. Wenn man im Handelsregister o.ä. eingetragen, dann müssen auch diese entsprechenden Daten drauf. Also z.B. HRG-Nummer und Registergericht.

Im Gesamtbetrag der Rechnung muß der enthaltene Anteil der Mehrwertsteuer seperat ausgewiesen werden. Kleinunternehmer weisen dann eben einen Anteil von 0 € entsprechend 0% Mehrwertsteuer aus und verweisen auf die Kleinunternehmer-Regelung gemäß §19 UstG.

Jeder Rechnung muß eine einzigartige und fortlaufende Rechnungsnummer zugewiesen werden; und natürlich muß die auch draufstehen.

Notwendige Informationen
Über die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen hinaus, gibt es ein paar Informationen, mit denen man sich und seinen Kunden das Leben sehr viel einfacher macht.

So sollte die Fälligkeit der Rechnung sofort klar ersichtlich sein. Ist die Rechnung z.B. in 10 Tagen zu begleichen, so sollte man das entsprechende Kalender-Datum angeben.
Außerdem beinhaltet eine vollständige Angabe der Konto-Daten nicht nur Konto-Nummer und BLZ, sondern auch die Angabe des Konto-Inhabers und der Kontoführenden Bank. Wer international tätig ist, sollte auch IBAN und SWIFT angeben.

Zu guter letzt, sollten weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer, Fax und Email auf der Rechnung stehen, damit der Kunde weiß, wie er mit dem Rechnungssteller bei Problemen und Fragen Kontakt aufnehmen kann.

Fehlende Angaben als Fallstrick
Wenn eine oder mehrere der gesetzlich geforderten und oder der notwendigen Informationen auf der Rechnung fehlen, so läuft der Rechnungssteller Gefahr, dass er beim Kunden bestenfalls als unerfahren oder kundenunfreundlich herüber kommt. Schlimmstenfalls wirkt das sogar unseriös und zwielichtig.

Fragen?
Ist etwas unklar? Hab ich noch etwas vergessen? Dann: per Kommentar bescheid sagen!

Musterrechnung
Ich hab Euch auf Wunsch von Mathilda mal eine Musterrechnung für Kleinunternehmer als PDF erstellt.